Prowadząc księgowość dla firm lub będąc właścicielem firmy, który sam prowadzi, choć w części, swoją księgowość trzeba się zastanowić jak uporządkować dokumenty. Szczególnie księgowe i księgowi muszą posiadać odpowiednie programy do przechowywania dokumentów. Jednym z najważniejszych programów w księgowości jest program do wystawiania i przechowywania faktur.
Programy do fakturowania- klasyfikacja
Podejmując decyzję jaki program do faktur wybrać trzeba zapoznać się z rodzajami tych programów. Można je podzielić na dwie grupy: programy do faktur online- nowoczesne programy webowe oraz te zapisywane w komputerze w postaci aplikacji. Ponadto programy do fakturowania dzielą się na te do prowadzenia pełnej księgowości, oraz na takie dzięki którym można prowadzić księgowość uproszczoną na podstawie książki przychodów i rozchodów oraz ewidencji przychodów. Wybrane opcje programów do fakturowania pozwalają także na prowadzenie sprzedaży z obsługą magazynu.
Podsumowując, programy do fakturowania różnią się ilością funkcji. Jedne posiadają tylko podstawowe, inne są bardziej rozbudowane i dają możliwość np. wystawiania korekt noty odsetkowe czy druki przelewów.
Jaki program do fakturowania wybrać?
Nie zależnie od tego, czy decydujemy się na program online zapisywany w chmurze, czy program do faktur na Windows, dokonując wyboru musimy kierować się pewnymi kryteriami. Dobry program do wystawiania i ewidencji faktur powinien:
- być prosty w obsłudze;
- dawać możliwość wystawiania faktur różnego rodzaju;
- posiadać funkcję zapamiętywania klientów;
- przechowywać kopie zapasowe danych;
- posiadać wygodne rozwiązania związane z obiegiem danych;
- umożliwiać łatwy i szybki dostęp z różnych urządzeń;
- być nie zawodny i szybki w działaniu;
- gwarantować bezpieczeństwo danych na najwyższym poziomie.
Na co dodatkowo warto zwrócić uwagę wybierając program do faktur?
Instalując program do fakturowania warto zwrócić uwagę, czy taki program posiada, oprócz możliwości uproszczonej księgowości także możliwość obsługi magazynu. Dużym atutem będzie funkcja CRM, która najprościej mówiąc- służy do zarządzania relacjami z klientem czyli automatyzuje i wspomaga kontakty z klientem. Warto, aby taki program posiadał funkcje obsługi kadr i płac oraz umożliwiał generowanie i wysyłanie plików JPK_VAT, JPK_FA i JPK_MAG na potrzeby kontroli skarbowej.
Decydując się na konkretny program warto także kierować się jego renomą i dobrym wsparciem. Takie programy posiadają darmowe, uproszczone wersje, a płatność polega na opłatach miesięcznych, abonamentowych. W przypadku posiadania abonamentu można, w ramach jednego konta prowadzić księgowość nieograniczonej liczby firm i magazynów.
Praktycznie każdy program do fakturowania ma darmowy okres próbny, dzięki czemu można wypróbować kilka i zdecydować, który najbardziej nam odpowiada.