Z usług biura rachunkowego korzysta coraz więcej przedsiębiorców, a także osób fizycznych, na przykład w kontekście złożenia rocznej deklaracji podatkowej. Wiąże się to ze scedowaniem obowiązków podatnika na osobę księgowego, który wylicza wysokość zobowiązania podatkowego oraz prowadzi księgi rachunkowe. Wątpliwości pojawiają się w kontekście przeniesienia odpowiedzialności za ewentualne błędy na biuro rachunkowe. Czy podmiot ten odpowiada za nie z mocy prawa, czy może odpowiedzialność cały czas pozostaje w gestii podatnika?
Kto ponosi odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe?
W dobie zmian, jakie wprowadzają kolejne zapisy ustaw podatkowych, coraz więcej przedsiębiorców decyduje się powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych wyspecjalizowanym podmiotom, jakimi są biura rachunkowego. Jednym z powodów jest przeświadczenie o tym, że wraz ze scedowaniem na biuro większości obowiązków rachunkowo-podatkowych, przeniesiona zostaje również odpowiedzialność za ewentualne błędy. Te mogą wynikać ze zwykłej pomyłki czy błędnej interpretacji przepisów, a same w sobie zdarzają się zarówno pracownikom działu księgowości, jak i pracownikom biur rachunkowych. Niemniej jednak ordynacja podatkowa wskazuje jasno, że to podatnik ponosi odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe całym swoim majątkiem. Przez podatnika rozumie się tutaj zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorców.
Na czym polega odpowiedzialność karna biura rachunkowego?
Ustawa o rachunkowości jasno wskazuje na to, kiedy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność karną. Ma to miejsce w sytuacji, gdy:
- biuro rachunkowe nie prowadziło ksiąg rachunkowych lub prowadziło je wbrew przepisom ustawy o rachunkowości, podając błędne informacje,
- osoba odpowiedzialna nie sporządziła sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej.
W takich przypadkach właściciel biura rachunkowego może zostać ukarany grzywną bądź karą pozbawienia wolności do lat dwóch.
Roszczenia urzędu skarbowego bądź innego organu
Kwestia odpowiedzialności biur rachunkowych budzi najwięcej wątpliwości w momencie, gdy urząd skarbowy wszczyna kontrolę wobec konkretnego podatnika. Nie dochodzi on roszczeń od biura rachunkowego, a od podatnika, który zgodnie z przepisami prawa, ponosi pełną odpowiedzialność za ewentualne błędy. Warto mieć na uwadze, że choć pracownik biura rachunkowego może reprezentować klienta w czasie kontroli skarbowej, to nie będzie ponosił on odpowiedzialności za konkretne błędy, jakie zostaną wykryte.
Odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego
Polskie prawo przewiduje, że właściciele biur rachunkowych, którzy zajmują się prowadzeniem pełnych ksiąg, muszą wykupić ubezpieczenie od odpowiedzialność cywilnej (OC). W przypadku podmiotów prowadzących wyłącznie księgowość uproszczoną, OC jest dobrowolne. Niemniej jednak zdecydowana większość właścicieli biur rachunkowych decyduje się na ich zakup. W przepisach nie sposób znaleźć uregulowania dotyczące zakresu odpowiedzialności za popełnione przez biuro rachunkowe błędy. Stosuje się tutaj art. 471 Kodeksu Cywilnego, który mówi, że dłużnik zobowiązany jest naprawić szkodę, wynikającą z nienależytego wykonania zobowiązania. Odszkodowanie pokrywane jest wtedy z OC biura rachunkowego bądź ze środków własnych właściciela, jeśli takowego ubezpieczenia nie wykupił. Swoich praw klient może dochodzić na drodze cywilnej bądź sądowej, w zakresie szkody, jaką poniósł (zazwyczaj mowa tutaj o konieczności zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami). Jednocześnie warto mieć na uwadze, że ubezpieczyciel zgadza się ponieść odpowiedzialność w zakresie karnych odsetek, lecz nie samego zobowiązania, które i tak byłoby wymagane, gdyby nie doszło do popełnienia błędu.
Wyłączenia odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego
Biuro rachunkowe nie zawsze ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy. Wiele zależy tutaj od tego, jak skonstruowana jest umowa, zawierana z konkretnym przedsiębiorcą bądź z osobą fizyczną. W niektórych przypadkach drobne kwestie, takie jak na przykład przekroczenie limitu do podatku VAT, nie są przedmiotem zainteresowania biura rachunkowego, zatem właściciel nie ponosi odpowiedzialności za niedopilnowanie ewentualnych obowiązków w tym zakresie. Ubezpieczyciel może więc odmówić wypłaty odszkodowania, natomiast właściciel biura nie będzie zobowiązany uiszczać karnych odsetek w imieniu podatnika. Dochodząc swoich praw, warto w pierwszej kolejności sprawdzić zapisy umowy, jaka łączy klienta z biurem rachunkowym.